В деловой переписке вы с большой буквы или с маленькой: Деловая переписка в мессенджерах: основные правила

Деловая переписка в мессенджерах: основные правила

Facebook, WhatsApp, Telegram и Instagram стали главными площадками для деловой переписки. И чтобы не раздражать собеседника с первых строк, вам нужно запомнить несколько простых, но важных правил.


Просто «Здравствуйте»

«Доброго времени суток» — ненавистное многим приветствие. Жаль, что нет статистики, показывающей, как часто люди сразу отправляют такое письмо в корзину. Насколько сильно оно может раздражать? Почитайте на эту тему форумы и блоги.

Простого и универсального «Здравствуйте» вполне достаточно, чтобы с первых строк переписки не попасть в список раздражающих собеседников.

Представляйтесь, не медлите

Ученые из Калифорнии подсчитали: не менее 100 тысяч слов и 34 гигабайта аудиовизуального контента люди переваривают сегодня за сутки. Ритм жизни ускорился. Отсюда правило № 2: после правильного приветствия нужно сразу представиться. И это не просто вежливость, а уважение к чужому времени. Собеседнику наверняка некогда переходить в ваш профиль, чтобы уточнить, кто вы такой.

А можно конкретней?

И опять про уважение к чужому времени. Именно в первом сообщении нужно конкретно сформулировать тему, написать по существу. Некрасиво спамить серией посланий.

И меньше лирики! Короткие предложения, разбитый на абзацы текст. Чтобы сообщение выглядело опрятно и читабельно, стоит предварительно набрать его в любой программе-редакторе.

Вы — мой король, Ваше высочество

«Вы» с прописной буквы — ошибка и дурной тон. В русском языке просто нет правила, которое обязывает писать это местоимение именно таким образом.

Если обращение адресовано одному человеку, «вы» — уже сама по себе почтительная форма. Не стоит усиливать эффект и демонстрировать дешевый подхалимаж — если, конечно, вы не пишете письмо королю либо конкретной персоне, которая заслуживает вашего глубокого уважения или благодарности. В этом случае не будет ошибкой подчеркнуть свое исключительное отношение к собеседнику и, соответственно, обратиться к нему на «Вы».

А если это массовая рассылка или реклама? Нет, нет и еще раз нет, никаких «Вы», так как это обращение к группе лиц.

Ох, уж эти эмодзи

Чем меньше виртуальных эмоций в деловой переписке, тем лучше. Во-первых, это выглядит несерьезно. Во-вторых, вы уверены, что адресат правильно считает заложенный в смайлик смысл? Лучше пользоваться символами только в том случае, когда вы хорошо знаете собеседника и уверены, что он вас правильно поймет.

Капс, скобки, многоточие и восклицательные знаки «пачками» — тоже моветон.

Ночной кошмар

Не отправляйте сообщений ночью, надеясь, что человек в это время отключает звук у телефона. Многие оставляют уведомления в мессенджерах включенными. Пара ночных «дзынь-дзынь», и вас точно отправят в бан.

Пиши и переписывай

Любое важное сообщение перед отправкой рекомендуется перечитать хотя бы дважды. Не закралась ли ошибка, опечатка, автозамена слова? А если это рекламная рассылка, то просто грешно жалеть денег на услуги корректора. Безграмотный текст не вызывает доверия.

Как правильно писать «Вы» или «вы» в деловой переписке?

😼

Выбор
редакции

Началось всё с того, что я писала письмо одному из клиентов — женщине средних лет, к которой мы всегда обращались по имени и отчеству. Я, недолго думая, обращаясь к ней письме, использовала привычное для меня местоимение «Вы» (с большой буквы). Однако мой начальник, увидев такое письмо, сразу же запротестовал: «Никто не пишет «Вы» с большой буквы, это ошибка». И в качестве доказательства привел главу из «Ководства» Артемия Лебедева, в которой известный дизайнер утверждает, что «вы» всегда пишется с маленькой буквы.

Меня смутило и возмутило это утверждение, потому что еще со школьных времен я помню, что при обращении к старшему или незнакомому человеку, выражая своё уважение, нужно обращаться к нему на «Вы» — с большой. «Вы» с маленькой буквы для меня — это множественное число местоимения «ты». То есть, на «вы» с маленькой я обращаюсь тогда, когда пишу нескольким людям, а не одному.

Для того, чтобы разобраться с этим вопросом, я решила обратиться к научной литературе по русскому языку. В справочных пособиях «Словарь трудностей русского языка» Д.Э. Розенталя и М.А. Теленковой и «Прописная или строчная?» В.В. Лопатиной говорится, что с прописной (то есть, с большой) буквы местоимение «Вы» («Ваш», «Вам» и т.д.) пишется в таких случаях:

1. при обращении к одному конкретному (физическому или юридическому) лицу в официальных сообщениях «Поздравляем Вас…»; «Сообщаем Вам…»; «Прошу Вас…»; «Искренне Ваш…»;
2. в личных письмах к одному конкретному лицу (факультативное написание – выбор определяет сам пишущий, выражая или же не выражая вежливое или уважительное отношение к адресату), в том числе и по e-mail.

Во всех остальных случаях используется строчное (с маленькой буквы) написание местоимения «вы»:

1. при обращении к нескольким лицам в частной и деловой переписке: «Прошу вас, уважаемый Сергей Петрович и Иван Васильевич…»; «Господа, ваше письмо…»;
2. в газетных публикациях, в рекламе;
3. в литературных произведениях (диалог, прямая речь, личное обращение): «…Но пусть она вас больше не тревожит // Я не хочу печалить вас ничем»;
4. при цитировании;
5. при обращении к пользователю на web-странице;
6. если обращение гипотетическое, то и в письме: «Уважаемый коллега! По поводу высказанного вами предположения…».

Интересно, что в главе о «Трёх правилах про вы» А. Лебедев также ссылается на Д.Э. Розенталя, который говорит, что «прописная буква в словах Вы, Ваш и т.д. пишется только при обращении к одному лицу (физическому или юридическому), при этом обычно в личной переписке». Примечательно и то, что сам Д.Э. Розенталь в своём письме обращается к адресату на «Вы» с большой буквы.

Для меня всё стало ещё более очевидно после прочтения правил русского языка, о которых пишут лингвисты. Кроме того, в них сказано, что решение о прописной или строчной букве принимает сам автор личного письма.

Чтобы окончательно решить вопрос о написании местоимения «вы» я решила обратиться к преподавателям русского языка Томского государственного университета — Галине Николаевне Стариковой (кандидат филологических наук, доцент кафедры русского языка Филологического факультета ТГУ) и Инне Витальевне Тубаловой (доктор филологических наук, доцент кафедры общего славяно-русского языкознания и классической филологии Филологического факультета ТГУ). Они сошлись во мнении о том, что местоимение «Вы» употребляется как форма вежливого обращения к одному лицу в письме официального, делового характера и в официальной документации, где адресат — одно лицо, а также при титульной лексике Ваше Высочество, Ваша честь. Во всех остальных случаях употребляется местоимение «вы». Обращение на «Вы» к нескольким лицам или определённой аудитории — грубая ошибка, указывающая на полное непонимание вопроса. Кроме того, они отметили, что при обращении к одному лицу в деловой переписке норма вариативна, то есть, выбирать нужно самим.

Тем не менее, в современной деловой среде, и особенно в сфере digital и IT сложилось мнение, что обращение в обычном email на «Вы» — это дурной тон, выражающий излишний пафос. Так, в «Учебнике для менеджеров в digital» известного российского дизайнера Олега Чулакова я снова наткнулась на то же утверждение: «Местоимение «вы» пишется со строчной во всех случаях. Излишний пафос ни к чему». В редакционных стандартах журнала «Тинькофф-журнал» также коротко и ясно сказано: «Пишем «вы» и «ваш», то есть со строчной».

Одним из возможных объяснений такого написания местоимения «вы» может быть то, что сфера дизайна, digital, IT — это сферы, которые начали развиваться и находятся под большим влиянием западных стран, основной язык коммуникации которых — английский. В английском нет деления на вежливое «Вы» и «ты», там все обращаются друг к другу просто «you». «You» с большой буквы в середине предложения никогда не пишется. Именно поэтому, возможно, в среде дизайнеров и разработчиков стало распространено использование русского эквивалента английскому «you» — «ты» или «вы».

Таким образом, писать «вы» с большой или маленькой буквы в деловом письме — выбор пишущего. По моему мнению, «Вы» — это не излишний пафос и моветон, а проявление уважения к собеседнику и соблюдение определенной дистанции, которые необходимы в деловой переписке.

7 Правила использования заглавных букв в профессиональном деловом письме

В деловом английском письме важно правильно использовать заглавные буквы для профессионализма.

Но когда следует использовать заглавные буквы? Ведь бывают исключения с заглавными буквами. Вот семь правил использования заглавных букв на английском языке, которым нужно следовать при создании профессиональных деловых писем, отчетов и многого другого.

1. Назовите первое слово предложения заглавным

Используйте заглавную букву в начале каждого предложения. Это правило может показаться интуитивно понятным, но иногда деловая переписка, например деловая электронная почта, может стать неряшливой.

Например: вы можете сказать » мне нужен этот отчет к пятнице. это важно. » В этих предложениях неправильно используются строчные буквы в начале каждого предложения.

2. Имена собственные писать с большой буквы

Имя собственное — это конкретное лицо, место или предмет.

Вот несколько примеров:

• Нельсон Мандела (человек)
• Лувр (место)
• Майкрософт (вещь)

Обратите внимание, что это все имена конкретных людей, мест или вещей, а не обычных людей ( доктор ), мест ( игровая площадка ) или вещей ( компьютер ).

Вот более подробный список существительных, которые нужно писать с большой буквы:

• Названия книг
• Государственные органы
• Религии и имена их божеств
• Планеты
• Города, штаты и страны
• Названия дорог/улиц
• Названия памятников (рукотворных и нерукотворных)
• Планеты
• Названия компаний, учреждений и торговых марок
• Наименования отделов
• Политические партии
• Названия колледжей (например, Обернский университет)
• Ученые степени
• Расы, этносы и национальности, кроме черных и белых

Совет: Такие слова, как «мама» и «папа», пишутся с заглавной буквы, только если вы используете их в качестве формы обращения.

3. Периоды времени и события писать с большой буквы*

Периоды времени, исторические события и эпохи писать с большой буквы, как и другие имена собственные. Вот несколько примеров: 

• Средневековье
• Вторая мировая война
• Холодная война
• Византийская империя
• Бостонское чаепитие

* Не пишите века и номера столетий с большой буквы (например, шестнадцатый век).

4. Используйте заглавные буквы в названиях должностей

Отсюда и возникает некоторая путаница. Названия должностей кажутся конкретными и общими одновременно (вы можете быть врачом или доктором Смитом, верно?). Как правило, названия должностей, стоящие ПЕРЕД именем, пишутся с заглавной буквы, а те, что идут ПОСЛЕ имени, — нет.

Например:

• Президент Джимми Картер
• Марлен Ким, президент
• Профессор Кэтрин Арчард
• Кэтрин Арчард, профессор

5. Назовите дни, месяцы и праздники заглавными буквами

Названия дней, месяцев и праздников считаются именами собственными, поэтому обязательно используйте заглавные буквы. Вот примеры:

• Дни: Понедельник, Среда, Пятница
• Месяцы: Январь, февраль, март
• Праздники: Рождество, Ханука, День святого Валентина

Совет: Не пишите названия времен года (например, осень) с большой буквы, поскольку они не являются именами собственными.

6. Иногда после двоеточия пишется заглавная буква

В большинстве случаев после двоеточия заглавная буква не пишется. Например, « Я хочу сегодня утром одну вещь: кофе. »

Однако из этого правила есть исключения. Используйте заглавную букву, когда

• имя собственное стоит после двоеточия, или
• , когда слова после двоеточия образуют полное предложение.

Например, « Я отправляюсь в свое самое любимое место на земле: Рим ».

Или » Зак переезжает на новое место по двум причинам: Он получил повышение. Он также хотел быть ближе к колледжу. первое слово цитаты, когда цитата в кавычках является полным предложением. Не используйте заглавные буквы в первом слове частичных кавычек:

• Эрин сказала: «Я не могу дождаться своей свадьбы!»
• Джошуа упомянул, что его работа была «полезной, но утомительной».

Когда нарушать правила

Как почти все, что связано с английской грамматикой, правила иногда можно нарушать. Иногда у вас будет босс или начальник, который всегда хочет, чтобы его или ее должность была написана с большой буквы. Иногда непрописные буквы выглядят как неаккуратное форматирование (например, в брошюре, таблице или программе). В обоих этих обстоятельствах извлекайте выгоду!

Когда НЕЛЬЗЯ нарушать правила

Вы не можете нарушать вышеуказанные правила, когда захотите. Когда вы используете что-то «случайно» с заглавной буквы, например, чтобы сделать акцент на социальных сетях или в электронном письме, вы сбиваете своих читателей с толку, потому что они предполагают, что это имя собственное.

CNN взял у меня интервью о склонности президента Трампа использовать в своих твитах фразы, которые обычно не пишутся с заглавной буквы.

Заглавные буквы сигнализируют о бренде, продукте или конкретном человеке, поэтому, когда они используются для других слов, вы создаете ненужное и необоснованное ощущение важности.

А как насчет других частей речи?

Существительные, и особенно имена собственные, — это единственные слова, которые следует писать с заглавной буквы, кроме первого слова в предложении. Не пишите глаголы и прилагательные с большой буквы.

Узнайте больше о правильном и эффективном деловом письме

Мы рекомендуем еще больше улучшить свои навыки письма, пройдя онлайн-курс делового письма. Узнайте больше о нашем курсе «Техники делового письма для писателей, не являющихся носителями английского», из онлайн-уроков, отзывов инструкторов и многого другого.

Письмо для тех, кого это может касаться: заглавные буквы, использование и альтернативы

Имед Бушрика, доктор философии
, главный специалист по данным и руководитель отдела контента

Хотя приветствие «Кому это может быть важно» может показаться мелочью, на самом деле оно чрезвычайно важно. Он задает тон остальной части письма и часто может быть решающим фактором в том, воспримут ли письмо всерьез.

«Кому это может касаться» — это формальный способ открытия письма, который следует использовать только в тех случаях, когда автор не знает имени лица, к которому он обращается. Приветствие полезно при написании официальных писем на начальном или более широком этапе. Например, письмо в агентство, чтобы узнать, имеете ли вы право на 529план для колледжа, но вы понятия не имеете, к кому обратиться. Или пригласить широкую аудиторию на лекцию по agile-команде.

Во всех остальных случаях лучше использовать конкретное имя или название. Позаботившись об этой маленькой детали, вы можете быть уверены, что ваше письмо произведет правильное впечатление.

Ниже в статье будет рассмотрено краткое объяснение , кого это может касаться , включая его заглавные буквы. Часть обсуждения будет посвящена общему вопросу, если он касается тех, кого он касается, пишется с большой буквы. Мы также рассмотрим некоторые альтернативы, которые вы можете использовать для улучшения своего делового письма.

Когда использовать

Кого это может касаться

1. Написание письма о заинтересованности
2. Написание жалобы или запроса
3. Написание рекомендательного письма
4. Написание сопроводительного письма или нежелательной заявки
5. Письмо, когда вы не уверены в адресате

С распространением социальных сетей и Интернета стало легче устанавливать факты, например, как проверить, занято ли название компании или имя контактного лица, к которому вы должны обращаться в своей корреспонденции. Например, если вы подаете заявку на работу и вам нужно написать сопроводительное письмо, данные менеджера по найму обычно включаются в объявление о вакансии.

Если вы пишете, чтобы привлечь потенциальных клиентов, вы можете проверить веб-сайт компании или страницы в социальных сетях, таких как LinkedIn, Facebook или Twitter, и найти информацию о руководителе их отдела продаж или маркетинга. Если вы не найдете конкретного контактного лица, скорее всего, вы увидите номер телефона. Затем вы можете позвонить и узнать у администратора или помощника по административным вопросам имя человека, которому вы должны адресовать свое письмо.

После того, как вы провели исследование, и у вас все еще нет конкретного человека, которому можно написать, отправив Для кого это может касаться Письмо приемлемо. На самом деле, основываясь на опросе менеджеров по найму, 83% заявили, что заявка, начинающаяся со слов «кого это может касаться», мало повлияет или вообще не повлияет на их решение нанять кандидата (ResumeCompanion, 2020). Тем не менее, вы можете подумать, является ли человек, которому вы пишете, менеджером по найму мужчиной или женщиной. Это связано с тем, что 6% мужчин по сравнению с 2% женщин заявили, что они «весьма вероятно» не наймут того, кто обратился к ним со словами «Кому это может быть интересно».

Источник: ResumeCompanion

Кому это может быть важно Использование заглавных букв

Поскольку «Кому это может быть важно» является вступительным приветствием, важно правильно оформить его, чтобы произвести хорошее впечатление на читателя.

Кому это может относиться с большой буквы? При написании этого приветствия вы должны использовать первую букву каждого слова с заглавной буквы. Кроме того, используйте двоеточие вместо запятой после приветствия. Наконец, распространенная ошибка — путать «кого» с «кто». Всегда используйте «кому» для этого приветствия.

Вот как это должно быть написано:

Для кого это может касаться:

Правильное написание приветствия может быть простым упражнением, но тем самым вы дистанцируетесь от инертного письма, характерного для молодого поколения сегодня. В одном исследовании, например, текстовые сообщения и использование приложений для обмена мгновенными сообщениями создали поколение, которому очень удобно использовать ярлыки в электронном общении. Например, 86% детей в возрасте от 12 до 17 лет считали, что хорошо писать важно, но 64% ​​признались, что вставляли некоторые неформальные тексты, 50% удаляли заглавные буквы и знаки препинания, 38% использовали сокращения текста, такие как «LOL», и 25% использовали смайлики (Rosen et al., 2010).

Когда использовать

Кого это может касаться

1. Написание письма о заинтересованности

Когда вы пишете письмо о заинтересованности или ведете поиск и хотите связаться с крупной компанией или организацией, допустимо использовать фразу «Для кого это может касаться:».

Блоггеры, желающие установить взаимопонимание, например, для получения спонсируемых сообщений, могут начать с этого приветствия. Кроме того, менеджерам по развитию бизнеса, пишущим деловые предложения, может потребоваться обратиться к разным компаниям, не имея конкретного человека, который мог бы написать их первоначальное письмо.

Альтернативы:

Если вы ищете потенциальных клиентов, вы также можете начать свое письмо со слов «в отдел маркетинга», «помощнику по маркетингу» или «менеджеру по маркетингу».

2. Написание жалобы или запроса

Другая ситуация возникает, когда вы пишете жалобу или запрос. Поскольку у вас может не быть времени, чтобы подтвердить имя человека, назначенного для решения вашей проблемы, использование «Кому это может касаться» вполне уместно.

Если вы хотите узнать о продукте или услуге, вряд ли вам нужно узнать имя руководителя отдела продаж компании. Ваша цель — просто и быстро отправить свой запрос, чтобы вы могли выбрать «Для кого это может касаться» и начать писать свой вопрос.

Альтернативы:

Вы можете улучшить свое вступление, заменив «Кому это может касаться» на «Представителю отдела обслуживания клиентов» или «Менеджеру отдела обслуживания клиентов». Это поможет вашему письму выделиться и привлечь внимание компании.

3. Написание рекомендательного письма

Написание рекомендательного письма может потребоваться не только генеральным директорам или руководителям. Друг или коллега также может прийти к вам и попросить вас написать рекомендательное или рекомендательное письмо для компании, школы, банковского кредита, стипендии и т. д. Вам также может понадобиться написать в консультационный центр для получения совета по поводу карьеры в сфере технологий. .

В таком случае вы не должны искать конкретное имя для адреса в своем письме. Вам просто нужно написать свою оценку вашему другу или коллеге и отправить документ. Использование фразы «Для кого это может касаться» в этой ситуации совершенно нормально.

Альтернативы:

Если вы уже знаете цель рекомендательного письма, вы можете заменить «Для кого это может касаться» на более адресное приветствие. Например, если письмо предназначено для работы, вы можете использовать «Менеджеру по найму». Если это заявление для поступления в университет, вы можете использовать «В регистратуру университета» или «В приемную комиссию [название университета]».

4. Написание сопроводительного письма или нежелательной заявки

Согласно Jobvite’s 2019Согласно Сравнительному отчету о наборе персонала, почти 50% заявлений о приеме на работу поступают с бирж труда, но менее 1% соискателей, подавших заявки через биржи труда, получают эту должность (Jobvite, 2019).

Если вы ищете работу, возможности не ограничиваются тем, что вы видите на досках объявлений. Фактически, от 70% до 85% рабочих мест не указаны в списке (Belli, 2017). Общение в сети и отправка нежелательных заявлений также могут привести к следующей работе вашей мечты.

При отправке сопроводительного письма или незапрашиваемой заявки вы, конечно, можете искать имена менеджеров или других лиц, принимающих решения в компании, используя их учетные записи в социальных сетях или на веб-сайте компании. Однако они не всегда могут быть актуальными. В таких случаях вы можете использовать сопроводительное письмо для тех, кого это может касаться. Если вы не уверены в надежности вашего источника, лучше использовать «Кому это может касаться».

Альтернативы:

Вы можете использовать «Рекрутеру», «Менеджеру по найму» или «Уважаемый отдел по подбору персонала/менеджер по подбору персонала».

Источник: Сравнительный отчет Jobvite Recuitment

5. Письмо, когда вы не уверены в адресате

Бывают случаи, когда вы получаете электронное письмо с запросом о вашей услуге или продукте без имени клиента, или вам может потребоваться ответить на автоматическое электронное письмо, и вы не уверены, кто прочитает ваш ответ на другом конце. В таких ситуациях самый простой и безопасный вариант — использовать фразу «Кому это может быть интересно».

Отправка ответа не тому адресату может выглядеть непрофессионально, не говоря уже о том, что это может смущать отправителя. Если вы не уверены, лучше всего использовать всегда надежное «Кому это может касаться» в качестве вступительного приветствия.

Альтернативы:

Вы также можете использовать простое «Здравствуйте», «Уважаемый клиент» или «Добрый день/Утро/День», когда пишете неизвестному получателю.

Лучшее деловое письмо

Нужно ли нам вообще беспокоиться о правильном написании? Ответ положительный. JP Morgan утверждает, что деловые и технические навыки письма стоят в верхней части списка необходимых компетенций, необходимых для подачи заявки на постоянную должность (Tebeaux, 2017).

Кроме того, в «Руководстве по улучшению делового письма» Harvard Business Review говорится, что «письмо — это большое дело. Те, кто пишет плохо, создают барьеры между собой и своими читателями; те, кто хорошо пишет, общаются с читателями, открывают их мысли и достигают целей» (Гарнер, 2012).

Если вы хотите произвести сильное впечатление, каждая часть вашего делового письма должна быть точной, и все начинается со вступительного приветствия.